Forschungszulage, Prototypen, Software, Mitarbeiterbeteiligungen und Umsatzsteuer – verständlich erklärt
Stand: August 2026
Steuern sind selten der sexy Teil eines Pitchdecks. Verständlich. Wer eine Drohne entwickelt, Robotik mit Sensorik verbindet, KI trainiert oder aus einem Prototyp ein marktfähiges Produkt baut, hat zunächst andere Themen auf dem Tisch: Finanzierung, Personal, Tests, Zertifizierung und vor allem die Frage, ob die Technik überhaupt funktioniert.
Trotzdem sollten junge Technologieunternehmen ihre Steuern nicht erst dann sortieren, wenn der erste Investor eine Due Diligence ankündigt oder das Finanzamt Unterlagen sehen möchte. Denn gerade in der Entwicklungsphase werden einige der steuerlich interessantesten Weichen gestellt.
Die gute Nachricht: Wer sauber dokumentiert und früh plant, kann Fördermöglichkeiten nutzen, die Liquidität verbessern und teure Reparaturarbeiten vermeiden. Die schlechte Nachricht: Eine Excel-Liste, die zwei Jahre später aus dem Gedächtnis gebaut wird, ist selten ein belastbarer Nachweis.
Forschungszulage: Innovation kann bares Geld bringen
Die Forschungszulage ist kein exklusiver Club für Großkonzerne mit weißem Laborkittel. Auch Start-ups und kleinere Technologieunternehmen können profitieren – unabhängig davon, ob sie bereits Gewinne erzielen.
Begünstigt sein können beispielsweise Entwicklungsprojekte zur autonomen Navigation und Flugsteuerung, zur Sensorfusion und Kollisionsvermeidung, in den Bereichen Robotik, Bildverarbeitung und künstliche Intelligenz sowie bei Cybersecurity und technischen Schutzsystemen. Auch neue Antriebs-, Mess- oder Produktionsverfahren sowie wesentliche technische Verbesserungen bestehender Produkte können förderfähig sein.
Entscheidend ist allerdings nicht das Buzzword auf der Website. Ein Projekt wird nicht automatisch zu Forschung und Entwicklung, nur weil „KI“ daraufsteht. Es muss auf neue Erkenntnisse oder eine wesentliche technische Verbesserung zielen, wissenschaftlich-technische Unsicherheiten enthalten und planmäßig bearbeitet werden. Eine marktübliche Lösung lediglich zu konfigurieren oder eine fertige Schnittstelle einzubauen, reicht regelmäßig nicht.
Gefördert werden Vorhaben aus den Kategorien Grundlagenforschung, industrielle Forschung und experimentelle Entwicklung. Routineänderungen, die reine Markteinführung und das störungsfreie Hochfahren einer im Wesentlichen fertigen Produktion gehören grundsätzlich nicht mehr dazu (§ 2 FZulG).
Was ist seit 2026 besonders interessant?
Für Aufwendungen, die ab dem 1. Januar 2026 entstehen, beträgt die maximale jährliche Bemessungsgrundlage 12 Millionen Euro. Die Forschungszulage beläuft sich grundsätzlich auf 25 Prozent. Kleine und mittlere Unternehmen können unter den gesetzlichen Voraussetzungen eine Erhöhung um zehn Prozentpunkte und damit insgesamt 35 Prozent beantragen. Rechnerisch sind für KMU somit bis zu 4,2 Millionen Euro Forschungszulage pro Jahr möglich (§§ 3 und 4 FZulG).
Bei Forschungs- und Entwicklungsvorhaben, die nach dem 31. Dezember 2025 beginnen, werden außerdem Gemein- und sonstige Betriebskosten pauschal mit 20 Prozent der übrigen förderfähigen Aufwendungen berücksichtigt.
Förderfähig können insbesondere Arbeitslöhne einschließlich bestimmter Arbeitgeberaufwendungen für Mitarbeitende im FuE-Projekt sein. Eigenleistungen von Einzelunternehmern können mit 100 Euro je nachgewiesener Arbeitsstunde berücksichtigt werden, wobei höchstens 40 Stunden pro Woche angesetzt werden dürfen, soweit die Tätigkeit nach dem 31. Dezember 2025 geleistet wird.
Bei Auftragsforschung können grundsätzlich 70 Prozent des Entgelts förderfähig sein, wenn der Auftrag nach dem 27. März 2024 erteilt wurde und die weiteren Voraussetzungen – insbesondere hinsichtlich des Sitzes des Auftragnehmers in der Europäischen Union oder im Europäischen Wirtschaftsraum – erfüllt sind.
Berücksichtigt werden kann zudem die Wertminderung bestimmter beweglicher Wirtschaftsgüter. Voraussetzung ist unter anderem, dass das Wirtschaftsgut nach dem 27. März 2024 angeschafft oder hergestellt wurde, für das Vorhaben erforderlich ist und ausschließlich im eigenbetrieblichen FuE-Vorhaben genutzt wird.
Wichtig für die Liquiditätsplanung
Die Forschungszulage ist kein Sofortrabatt auf die nächste Lohnabrechnung. Zuerst wird die Förderfähigkeit des Vorhabens durch die Bescheinigungsstelle Forschungszulage, kurz BSFZ, geprüft. Danach wird die Zulage nach Ablauf des betreffenden Wirtschaftsjahres beim Finanzamt beantragt. Die festgesetzte Forschungszulage wird bei der nächsten erstmaligen Einkommen- oder Körperschaftsteuerfestsetzung angerechnet. Ergibt sich ein Überschuss, wird dieser erstattet.
Mein Rat: Die Förderung einplanen, aber nicht so tun, als läge das Geld morgen auf dem Konto.
Zeiterfassung: Der langweilige Teil, der später Geld wert sein kann
Die technische Projektbeschreibung beantwortet die Frage, warum ein Vorhaben als Forschung und Entwicklung eingestuft werden kann. Die Kostenaufzeichnungen zeigen, wie viel davon förderfähig ist. Beides gehört zusammen.
Für jedes Entwicklungsprojekt sollten von Anfang an eine klare Projektbezeichnung und Laufzeit, das technische Ziel, der bisherige Stand der Technik und die konkrete wissenschaftlich-technische Unsicherheit dokumentiert werden. Hinzukommen sollten nachvollziehbare Arbeitspakete, verantwortliche Personen und laufende projektbezogene Arbeitszeitnachweise.
Wichtig ist außerdem eine Trennung zwischen Forschung, Entwicklung, Routinepflege, Vertrieb und Markteinführung. In der Finanzbuchhaltung sollten eigene Kostenstellen oder zumindest eindeutige Buchungsschlüssel eingerichtet werden.
Dabei muss niemand jeden Gedanken in einem Laborroman festhalten. Ein kurzer, zeitnaher Eintrag wie „Test Sensorfusion – Fehleranalyse bei wechselnden Lichtverhältnissen“ ist aber deutlich besser als die pauschale Angabe „Entwicklung, acht Stunden“.
Steuertipp 1: Legen Sie die Projektcodes bereits in der Zeiterfassung und in der Finanzbuchhaltung an. So müssen Personalstunden, Fremdleistungen und projektspezifische Abschreibungen später nicht aus einem Belegfriedhof gerettet werden. Das Bundesfinanzministerium stellt hierfür sogar ein Muster für Stundennachweise bereit.
Prototyp, Software oder Serienprodukt? Bitte nicht alles auf „Forschung“ buchen
Bei einem Handelsunternehmen ist die Einordnung häufig einfacher: Ware wird eingekauft und anschließend verkauft. Bei einem Tech-Start-up kann dasselbe Bauteil dagegen Testgerät, Prototyp, Anlagevermögen, Vorrat oder sofort abzugsfähiger Aufwand sein. Entscheidend sind die konkrete Funktion, die Nutzungsabsicht und der Herstellungsprozess.
Auch bei selbst entwickelter Software lohnt ein genauer Blick. Handelsrechtlich dürfen selbst geschaffene immaterielle Vermögensgegenstände des Anlagevermögens grundsätzlich aktiviert werden (§ 248 Abs. 2 HGB). Forschungskosten dürfen nicht in die Herstellungskosten einbezogen werden. Entwicklungskosten können dagegen aktivierungsfähig sein. Lassen sich Forschungs- und Entwicklungsphase nicht verlässlich voneinander trennen, ist eine Aktivierung ausgeschlossen (§ 255 Abs. 2 und 2a HGB).
Steuerlich gilt etwas anderes: Für selbst geschaffene immaterielle Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens besteht grundsätzlich ein Aktivierungsverbot. Ein Aktivposten wird nach § 5 Abs. 2 EStG grundsätzlich nur bei einem entgeltlichen Erwerb angesetzt.
Damit können Handels- und Steuerbilanz auseinanderlaufen. Wer Entwicklungskosten handelsrechtlich aktiviert, sollte zudem die mögliche Ausschüttungssperre und latente Steuern im Blick behalten (§ 268 Abs. 8 HGB). Eine schönere Handelsbilanz bedeutet also nicht automatisch frei verfügbares Geld.
Steuertipp 2: Trennen Sie Forschung, aktivierungsfähige Entwicklung, Produktpflege und Serienfertigung bereits während des Jahres. Dokumentieren Sie außerdem, was später mit einem Prototyp passiert. Wird er dauerhaft genutzt, verkauft, zerlegt oder verschrottet? Fotos, Seriennummern und ein kurzes Aussonderungsprotokoll können später erstaunlich nützlich sein.
Hardware clever abschreiben – und Software nicht versehentlich mitfördern
Messsysteme, 3D-Drucker, Produktionsmaschinen, spezielle Rechner, Teststände oder betrieblich eingesetzte Drohnensysteme können erhebliche Investitionen darstellen. Wer vor der Bestellung rechnet, hat mehr Gestaltungsspielraum als derjenige, der erst nach der Bezahlung fragt.
Für bewegliche Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens, die nach dem 30. Juni 2025 und vor dem 1. Januar 2028 angeschafft oder hergestellt werden, ist die degressive Abschreibung wieder möglich. Der anzuwendende Prozentsatz darf höchstens das Dreifache des linearen AfA-Satzes und höchstens 30 Prozent betragen (§ 7 Abs. 2 EStG).
Für kleinere Betriebe kann zusätzlich der Investitionsabzugsbetrag nach § 7g EStG interessant sein. Bei einem maßgeblichen Gewinn von höchstens 200.000 Euro können für geplante begünstigte Investitionen grundsätzlich bis zu 50 Prozent der voraussichtlichen Anschaffungs- oder Herstellungskosten vorab gewinnmindernd berücksichtigt werden.
Für begünstigte Wirtschaftsgüter kommen außerdem Sonderabschreibungen von insgesamt bis zu 40 Prozent im Investitionsjahr und in den vier folgenden Jahren in Betracht. Die gesetzlichen Nutzungs-, Frist- und Höchstbetragsvoraussetzungen müssen dabei eingehalten werden.
Die typische Tech-Falle: Separat erworbene Software ist steuerlich grundsätzlich ein immaterielles Wirtschaftsgut. Der Bundesfinanzhof hat dies auch für Standardsoftware bestätigt. Weil § 7g EStG abnutzbare bewegliche Wirtschaftsgüter verlangt, ist ein Investitionsabzugsbetrag für eine reine Softwareanschaffung grundsätzlich nicht möglich. Bei einem einheitlichen Hardware-Software-System kann die Einordnung anders ausfallen und sollte vorab geprüft werden.
Kurz gesagt: Der Server kann begünstigt sein. Die separat gekaufte Softwarelizenz nicht automatisch.
Mitarbeiter beteiligen: Erst rechnen, dann Anteile verteilen
Start-ups können mit Konzernen nicht immer beim Festgehalt mithalten. Eine Beteiligung kann deshalb ein starkes Argument im Recruiting sein. Steuerlich ist jedoch entscheidend, was tatsächlich übertragen wird.
§ 19a EStG kann die Lohnbesteuerung des geldwerten Vorteils aus einer echten Vermögensbeteiligung aufschieben. Die Besteuerung erfolgt grundsätzlich bei einer späteren entgeltlichen oder unentgeltlichen Übertragung, nach Ablauf von 15 Jahren oder bei Beendigung des Dienstverhältnisses.
Erklärt der Arbeitgeber rechtzeitig und unwiderruflich die gesetzlich vorgesehene Haftungsübernahme, können der Ablauf der 15 Jahre und die Beendigung des Dienstverhältnisses als Besteuerungsereignisse entfallen.
Zusätzlich kann der Freibetrag nach § 3 Nr. 39 EStG von derzeit 2.000 Euro pro Kalenderjahr greifen. Dafür muss das Angebot grundsätzlich mindestens allen Beschäftigten offenstehen, die bei Bekanntgabe seit einem Jahr oder länger ununterbrochen im Unternehmen beschäftigt sind.
Jetzt kommt der Haken: Ein virtuelles Beteiligungsprogramm, häufig als VSOP bezeichnet, ist regelmäßig lediglich ein schuldrechtliches Bonusversprechen und keine begünstigte Vermögensbeteiligung im Sinne dieser Vorschriften. Auch die Sozialversicherung wird durch den lohnsteuerlichen Aufschub des § 19a EStG nicht automatisch aufgeschoben.
Steuertipp 3: Beteiligungsmodell, Unternehmensbewertung, Lohnsteuer und Sozialversicherung gehören vor der Unterschrift auf den Tisch. Nach der Übertragung lässt sich ein ungeeignetes Modell meistens nur noch teuer reparieren.
Internationale Umsätze: OSS ist hilfreich, aber kein Umsatzsteuer-Radiergummi
Tech-Unternehmen werden häufig schneller international, als ihre Buchhaltung „Umsatzsteuer-Identifikationsnummer“ sagen kann. Hardware geht an einen Industriekunden in den Niederlanden, eine Softwareleistung wird an ein Unternehmen in Österreich erbracht, ein Testgerät reist nach Belgien, Komponenten kommen aus einem Drittland und der Webshop verkauft später auch an Privatkunden in mehreren EU-Mitgliedstaaten.
Umsatzsteuerlich handelt es sich dabei um unterschiedliche Vorgänge.
Bei sonstigen Leistungen an Unternehmer liegt der Leistungsort grundsätzlich beim unternehmerischen Leistungsempfänger. Häufig greift dann das Reverse-Charge-Verfahren. Für elektronisch erbrachte Leistungen an Privatkunden gelten dagegen besondere Bestimmungslandregeln. Bei grenzüberschreitenden B2C-Fernverkäufen und bestimmten Dienstleistungen kann das OSS-Verfahren die Erklärung der ausländischen Umsatzsteuer bündeln (§§ 3a, 3c und 18j UStG).
OSS löst allerdings nicht automatisch Fälle mit B2B-Lieferungen, Einfuhren, lokalen Warenlagern oder dem Verbringen eigener Ware.
Für eine steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung sind unter anderem eine gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Abnehmers, die zutreffende Zusammenfassende Meldung und belastbare Transportnachweise wichtig. Bei Ausfuhren in Drittländer müssen die Ausfuhrnachweise stimmen. Der Paketstatus „zugestellt“ ist nicht in jedem Fall die vollständige steuerliche Dokumentation.
Besonders leicht wird das Verbringen eigener Waren übersehen. Wird ein Gegenstand des Unternehmens dauerhaft in einen anderen EU-Mitgliedstaat gebracht, kann dies im Ausgangsstaat wie eine innergemeinschaftliche Lieferung und im Zielstaat wie ein innergemeinschaftlicher Erwerb behandelt werden. Dadurch kann eine umsatzsteuerliche Registrierung im Zielstaat erforderlich werden – obwohl dort noch kein einziger Euro Umsatz erzielt wurde.
Bei einer nur vorübergehenden Verwendung, etwa für bestimmte Tests, Vorführungen oder Arbeiten, kann eine Ausnahme greifen. Dann sollte aber von Anfang an dokumentiert werden, welches Gerät mit welcher Seriennummer reist, warum und für welchen Zeitraum es ins Ausland gelangt, wo es eingesetzt wird und wann es mit welchem Nachweis zurückkehrt.
Der Prototyp darf also fliegen. Seine Unterlagen sollten trotzdem am Boden auffindbar bleiben.
Fördermittel kombinieren: Ja – dieselben Kosten doppelt fördern: Nein
Landes-, Bundes- und EU-Förderprogramme können grundsätzlich neben der Forschungszulage genutzt werden. Dieselben Aufwendungen dürfen jedoch nicht doppelt in die Förderung eingehen. Soweit Personal-, Auftrags- oder Sachkosten bereits durch eine andere Förderung finanziert wurden, sind sie für die Forschungszulage entsprechend abzugrenzen (§ 7 FZulG).
Praktisch hilft eine Fördermatrix, in der das jeweilige Projekt und Arbeitspaket, die Kostenart und das Buchungskonto, das Förderprogramm sowie der noch nicht anderweitig geförderte Betrag festgehalten werden.
Auch wichtig: Ein Zuschuss ist nicht allein deshalb steuerfrei, weil er „Fördermittel“ heißt. Die steuerliche Erfassung und Bilanzierung hängen vom konkreten Programm, dem Bewilligungsbescheid und dem Verwendungszweck ab.
Die Steuerstruktur muss mit dem Start-up mitwachsen
Aus zwei Gründern werden zehn Mitarbeitende. Aus dem Testgerät wird eine Kleinserie. Ein Investor steigt ein. Die Kunden sitzen plötzlich in fünf Ländern. Neben Hardware werden Software, Wartung und Datenzugänge verkauft.
Die Buchhaltung, die für die ersten drei Ausgangsrechnungen gereicht hat, passt dann häufig nicht mehr zum Unternehmen.
Spätestens vor einer Finanzierung, dem Serienstart oder der Internationalisierung sollten daher einige zentrale Fragen geklärt sein: Ist die Rechtsform noch passend? Sind Forschungs- und Entwicklungsprojekte in der Buchhaltung ausreichend getrennt? Werden unfertige Erzeugnisse und Leistungen korrekt erfasst? Gibt es eine belastbare Anlagen- und Prototypendokumentation? Sind Mitarbeiterbeteiligungen und Gesellschaftervereinbarungen steuerlich geprüft? Werden Auslandsumsätze, Umsatzsteuer-Identifikationsnummern und Warenbewegungen sauber überwacht? Liefert die Finanzbuchhaltung aktuelle Zahlen für die Liquiditätsplanung und Investorenberichte?
Steuerberatung sollte bei einem wachsenden Technologieunternehmen deshalb nicht nur einmal jährlich den Rückspiegel polieren. Entscheidend ist, was in den nächsten zwölf bis 24 Monaten geplant ist.
Drei Dinge, die Sie diese Woche umsetzen können
Erstens sollten Sie Ihre Forschungs- und Entwicklungsprojekte jeweils auf einer Seite erfassen. Festgehalten werden sollten das Ziel, das technische Risiko, die Arbeitspakete, die beteiligten Personen und der Projektzeitraum.
Zweitens sollten Sie ein digitales Geräte- und Prototypenregister einrichten. Darin gehören die Anschaffung, die Seriennummer, der konkrete Einsatz, der Standort, etwaige Auslandsbewegungen und der spätere Verbleib dokumentiert.
Drittens sollten Sie vor wichtigen Unterschriften einen Steuer-Check einplanen. Förderanträge, Beteiligungsmodelle, größere Investitionen und der erste Auslandsvertrag sollten steuerlich geprüft werden, bevor rechtliche oder wirtschaftliche Bindungen entstehen.
Mein Fazit
Wer Drohnen, Robotik, künstliche Intelligenz, Cybersecurity oder neue Software entwickelt, sollte Steuern nicht als Innovationsbremse behandeln. Richtig aufgesetzt können steuerliche Regeln einen Teil der Entwicklung finanzieren, Investitionen beschleunigen und das weitere Wachstum absichern.
Besonders interessant ist im Jahr 2026 die nochmals ausgeweitete Forschungszulage. Doch der beste Fördertatbestand hilft wenig, wenn Projektzeiten, Kosten und technische Unsicherheiten nicht nachvollziehbar dokumentiert sind.
Mein wichtigster Rat lautet deshalb: Erst strukturieren, dann skalieren. Wer heute entwickelt, sollte auch heute festhalten, wer woran arbeitet, welches technische Problem gelöst werden soll und welche Kosten dazugehören.
Sie entwickeln ein technologieorientiertes Unternehmen und möchten die Forschungszulage, geplante Investitionen, Beteiligungsmodelle oder internationale Umsätze frühzeitig sauber aufstellen? Die Steuerberatung te Heesen in Duisburg begleitet Unternehmen persönlich und digital – verständlich, pragmatisch und mit Blick auf die nächste Wachstumsphase.
Quellen und weiterführende Hinweise
Die fachlichen Grundlagen ergeben sich insbesondere aus dem Forschungszulagengesetz, vor allem aus den §§ 2 bis 7 und § 10 FZulG, den Informationen der Bescheinigungsstelle Forschungszulage zur Förderfähigkeit und zum steuerlichen Investitionssofortprogramm sowie den Hinweisen des Bundesministeriums der Finanzen zur steuerlichen Förderung von Forschung und Entwicklung.
Für die ertragsteuerlichen und bilanziellen Aussagen wurden insbesondere § 3 Nr. 39 sowie die §§ 5, 7, 7g und 19a EStG, die §§ 248, 255 und 268 HGB sowie das Urteil des Bundesfinanzhofs vom 18. Mai 2011, Aktenzeichen X R 26/09, zur Einordnung von Software herangezogen.
Die umsatzsteuerlichen Ausführungen beruhen insbesondere auf den §§ 3, 3a, 3c, 4, 6a, 18a und 18j UStG sowie auf dem Umsatzsteuer-Anwendungserlass des Bundesministeriums der Finanzen in der konsolidierten Fassung vom 2. Juni 2026, insbesondere Abschnitt 1a.2 zum innergemeinschaftlichen Verbringen.
Hinweis: Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Prüfung des Einzelfalls. Insbesondere bei der Forschungszulage, der Bilanzierung von Entwicklungskosten, Mitarbeiterbeteiligungen und grenzüberschreitenden Umsätzen hängt die steuerliche Behandlung von den konkreten Verträgen, Abläufen und Nachweisen ab.