Stand: 21.08.2026 | Christoph te Heesen, Steuerberater in Duisburg
Die GoBD sind kein einzelnes Software-Zertifikat und kein einmaliger „TÜV“ für die Buchhaltung. Sie beschreiben, wie steuerlich relevante elektronische Unterlagen vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet, unveränderbar und nachvollziehbar verarbeitet werden sollen.
Für Handwerksbetriebe treffen dabei viele Datenquellen zusammen: Angebote, Aufmaße, Abschlagsrechnungen, Kassenumsätze, Baustellenberichte, E-Mails, Zeiterfassung, Zahlungsdienste und E-Rechnungen. Entscheidend ist, dass der Weg vom Geschäftsvorfall bis zur Buchung verständlich bleibt.
Was die GoBD praktisch verlangen
Ein Prüfer muss nachvollziehen können:
- wie Belege entstehen oder eingehen,
- wer sie prüft und freigibt,
- wie Korrekturen dokumentiert werden,
- wann und in welchem System gebucht wird,
- wie Daten vor nachträglicher unbemerkter Änderung geschützt sind,
- wie Unterlagen während der Aufbewahrungsfrist lesbar und auswertbar bleiben.
Die Verantwortung verbleibt beim Unternehmen – auch wenn Buchführung, Cloud-Archiv oder Kasse von Dienstleistern betrieben werden.
E-Rechnungen: XML ist der maßgebliche Beleg
Bei einer E-Rechnung ist der strukturierte Datensatz steuerlich entscheidend. Er muss grundsätzlich in dem Format aufbewahrt werden, in dem er eingegangen ist. Bei ZUGFeRD oder anderen hybriden Formaten reicht es nicht, nur einen Ausdruck oder einen neu erzeugten PDF-Beleg zu speichern.
Nach der GoBD-Änderung vom 14. Juli 2025 muss der menschenlesbare Teil eines hybriden Formats zusätzlich nur dann eigenständig aufbewahrt werden, wenn er steuerlich relevante Informationen enthält, die im strukturierten Teil fehlen oder davon abweichen. Den XML-Originaldatensatz sollte das System nie nach dem Import löschen.
Kasse und Baustellengeschäft
Bargeldintensive Betriebe brauchen täglich stimmige Kassenaufzeichnungen. Elektronische Kassensysteme müssen gegebenenfalls mit TSE betrieben und nach § 146a AO gemeldet werden. Auch Kartenzahlungen, Anzahlungen und Barumsätze müssen eindeutig getrennt und auf die Buchführung abgestimmt werden.
Bei mobilen Teams sollte geregelt sein, wie Quittungen, Materialkäufe und Kundenzahlungen von der Baustelle in die zentrale Buchhaltung gelangen. Lose Belege im Fahrzeug sind kein Prozess.
Verfahrensdokumentation: Der tatsächliche Ablauf zählt
Die Verfahrensdokumentation beschreibt nicht nur Programme, sondern den gesamten organisatorischen Ablauf. Sie sollte mindestens enthalten:
- Systeme und Schnittstellen,
- Rollen und Zugriffsrechte,
- Belegeingang und Digitalisierung,
- Freigabe- und Buchungsprozess,
- Korrektur- und Stornologik,
- Archiv, Datensicherung und Wiederherstellung,
- Datenexport für die Finanzverwaltung,
- Änderungsverzeichnis der Dokumentation.
Eine kopierte Mustervorlage hilft wenig, wenn sie den tatsächlichen Betrieb nicht abbildet. Änderungen an Software oder Zuständigkeiten gehören zeitnah in die Dokumentation.
Darf Papier nach dem Scannen vernichtet werden?
Ersetzendes Scannen kann möglich sein, wenn der Prozess dokumentiert ist und die digitale Wiedergabe vollständig, richtig, lesbar und gegen unbemerkte Änderungen geschützt bleibt. Originale mit besonderer Beweisfunktion oder gesetzlicher Aufbewahrungspflicht sollten nicht ungeprüft vernichtet werden.
Vor Einführung sollten Verantwortliche, Qualitätskontrolle, Dateiformat, Indexierung und Umgang mit fehlerhaften Scans festgelegt werden.
Zahlungsdienstleister und Nebenbelege
Nicht jeder zusätzlich erzeugte technische Beleg muss doppelt aufbewahrt werden. Die GoBD stellen stärker auf den tatsächlich verwendeten Buchungsbeleg und die für die Nachvollziehbarkeit erforderlichen Daten ab. Wird eine Abrechnung eines Zahlungsdienstleisters als Buchungsgrundlage genutzt oder ist sie der einzige Nachweis für eine Transaktion, muss sie erhalten bleiben.
Sieben häufige Schwachstellen
- Eingehende E-Rechnungen werden nur als PDF gespeichert.
- Belege werden in privaten E-Mail-Postfächern oder Messenger-Chats gesammelt.
- Stornos überschreiben den ursprünglichen Vorgang.
- Kasse, Kartenumsätze und Buchhaltung lassen sich nicht abstimmen.
- Zugriffsrechte ausgeschiedener Mitarbeiter bleiben aktiv.
- Datensicherungen werden erstellt, aber nie testweise zurückgespielt.
- Verfahrensdokumentation und tatsächlicher Ablauf widersprechen sich.
30-Tage-Plan für den Betrieb
- Datenquellen und Systeme vollständig erfassen.
- Zwei typische Geschäftsvorfälle vom Angebot bis zur Zahlung nachverfolgen.
- Lücken bei Originaldaten, Freigaben und Archiv identifizieren.
- Verantwortliche und Vertretungen festlegen.
- E-Rechnungs- und Kassenprozess testen.
- Verfahrensdokumentation aktualisieren und Version sichern.
Nächster Schritt: Wir machen einen kompakten Prozesscheck und priorisieren die Lücken, die bei Betriebsprüfung oder Kassennachschau besonders relevant werden.
Datenschutzhinweis: Bitte übermitteln Sie im Buchungsformular keine Buchhaltungs-, Kassen- oder Kundendaten. Dafür stellen wir einen sicheren Austausch bereit.
Quellen
Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Prüfung des Einzelfalls.