Ein gutes Mittagessen macht den Arbeitstag angenehmer. Arbeitgeber können sich an den Kosten beteiligen – auch ohne eigene Kantine. Damit aus der freundlichen Geste keine unangenehme Überraschung bei der Lohnsteuerprüfung wird, sollten Betriebe einige Regeln beachten.
Das Bayerische Landesamt für Steuern hat mit Schreiben vom 13. Mai 2026 zahlreiche Praxisfragen zu Essensgutscheinen und Mahlzeitenzuschüssen erläutert.
Welche Beträge gelten 2026?
Für die steuerliche Bewertung gelten folgende amtliche Sachbezugswerte:
| Mahlzeit | Sachbezugswert 2026 |
|---|---|
| Frühstück | 2,37 € |
| Mittagessen | 4,57 € |
| Abendessen | 4,57 € |
Diese Werte bestimmen die steuerliche Bewertung einer begünstigten Mahlzeit. Sie entsprechen nicht automatisch dem Betrag, den der Arbeitgeber steuerfrei auszahlen darf.
Bei einem begünstigten Zuschuss zum Mittagessen darf die Arbeitgeberleistung den Sachbezugswert um höchstens 3,10 € übersteigen. Damit sind 2026 bis zu 7,67 € je Mittagessen möglich. Der Zuschuss darf außerdem nicht höher sein als der tatsächliche Mahlzeitenpreis. Die 7,67 € sind keine allgemeine steuerfreie Tagespauschale.
Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein?
Der Zuschuss muss auf einer arbeitsrechtlichen Grundlage beruhen und für eine tatsächlich erworbene Mahlzeit an einem Arbeitstag verwendet werden. Pro Mahlzeit ist nur ein Zuschuss zulässig. Urlaub und Krankheit sind grundsätzlich ausgeschlossen. Die Voraussetzungen müssen nachgewiesen und Belege beziehungsweise Abrechnungen zum Lohnkonto aufbewahrt werden.
Auch Beschäftigte im Homeoffice und Teilzeitkräfte können profitieren. Ein Einkauf auf Vorrat für kommende Tage fällt dagegen nicht unter diese begünstigte Bewertung. Der Wocheneinkauf wird also nicht dadurch zur Mittagspause, dass ein belegtes Brötchen im Wagen liegt.
Beispiel: Mittagessen mit Eigenanteil
Eine Mitarbeiterin kauft ein Mittagessen für 9,00 €. Der Arbeitgeber übernimmt 4,00 €, die Mitarbeiterin trägt 5,00 € selbst.
Sind alle Voraussetzungen erfüllt, wird die Mahlzeit mit 4,57 € bewertet. Der Eigenanteil liegt darüber: Es verbleibt kein steuerpflichtiger geldwerter Vorteil. Entscheidend ist deshalb neben der Zuschusshöhe auch, was der Beschäftigte selbst bezahlt.
Ein Kassenbon mit Mittagessen und anderen Einkäufen?
Das ist grundsätzlich möglich. Der auf die Mahlzeit entfallende Betrag muss eindeutig feststehen. Wer einen Salat für die Mittagspause und Haushaltsartikel kauft, darf nur den Mahlzeitenanteil berücksichtigen. Auch bei einer gemeinsamen Restaurantrechnung muss der eigene, selbst bezahlte Anteil nachvollziehbar zugeordnet werden.
Was gilt bei Kundenterminen und Baustelleneinsätzen?
Gerade im Handwerk wechseln Werkstatt, Baustelle und Kundenbesuch häufig. Nach der Klarstellung des BayLfSt kann bei kurzen Auswärtstätigkeiten eine Bewertung mit dem Sachbezugswert möglich sein, wenn für den betreffenden Tag kein Anspruch auf eine steuerfreie Verpflegungspauschale besteht. Die konkrete Einsatzsituation sollte deshalb vor der Abrechnung geprüft werden.
Essenszuschüsse passend zum Betrieb gestalten
Sie möchten Ihr Team beim Mittagessen unterstützen? Wir helfen Ihnen dabei, Zuschüsse, Eigenanteile und Nachweise aufeinander abzustimmen und korrekt in der Lohnabrechnung zu berücksichtigen.
Sprechen Sie uns gerne an – damit Ihr Team die Mittagspause genießen kann und die Abrechnung ebenfalls stimmt.
Quellen:
Bayerisches Landesamt für Steuern, Schreiben vom 13.05.2026 – S 2334.1.1-43/10 St36.
BMF, Schreiben vom 18.01.2019 – IV C 5 – S 2334/08/10006-01.
BMF, Schreiben vom 29.12.2025 – Sachbezugswerte für Mahlzeiten ab 2026.
Stand: September 2026.