Stand: 21.08.2026 | Christoph te Heesen, Steuerberater in Duisburg
Eine PDF-Rechnung per E-Mail wirkt digital, ist seit 2025 aber nicht automatisch eine E-Rechnung. Entscheidend ist ein strukturierter Datensatz, der elektronisch verarbeitet werden kann. Für Unternehmen läuft damit nicht nur eine technische Umstellung: Rechnungsprüfung, Buchhaltung, Freigaben und Archivierung müssen zusammenspielen.
Das Wichtigste in Kürze
- Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Das gilt grundsätzlich auch für Kleinunternehmer.
- Eine einfache PDF-Datei gilt als „sonstige Rechnung“, nicht als E-Rechnung.
- Für die Ausstellung gelten Übergangsfristen: allgemein bis Ende 2026, bei höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz bis Ende 2027.
- Der strukturierte Teil einer E-Rechnung ist acht Jahre unverändert aufzubewahren.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung liegt vor, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, übertragen und empfangen wird und dieses Format eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Übliche deutsche Formate sind insbesondere XRechnung und geeignete ZUGFeRD-Versionen.
Eine Rechnung als Word-Datei, Bild oder reines PDF erfüllt diese Voraussetzung nicht. Das gilt auch dann, wenn sie per E-Mail versandt wird. Bei einem hybriden Format wie ZUGFeRD enthält die Datei zusätzlich zum sichtbaren PDF einen strukturierten Datensatz.
Welche Geschäfte sind betroffen?
Die Pflicht betrifft grundsätzlich steuerbare Umsätze zwischen inländischen Unternehmern. Dazu können neben Gewerbebetrieben und Freiberuflern auch Vermieter oder andere Unternehmer im umsatzsteuerlichen Sinn gehören.
Ausnahmen bestehen unter anderem für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise und bestimmte steuerfreie Umsätze. Kleinunternehmer müssen derzeit keine E-Rechnung ausstellen, wohl aber empfangen und ordnungsgemäß aufbewahren können.
Der Zeitplan für 2026 und 2027
| Zeitraum | Praktische Bedeutung |
|---|---|
| Seit 01.01.2025 | Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen können. Eine E-Mail-Adresse genügt technisch als Empfangsweg. |
| Bis 31.12.2026 | Für die Ausstellung dürfen grundsätzlich noch sonstige Rechnungen genutzt werden; bei elektronischen sonstigen Rechnungen ist die Zustimmung des Empfängers erforderlich. |
| Bis 31.12.2027 | Verlängerte Übergangsfrist, wenn der Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers im Vorjahr höchstens 800.000 Euro betragen hat. EDI-Verfahren können ebenfalls noch übergangsweise genutzt werden. |
| Ab 01.01.2028 | Im inländischen B2B-Bereich ist grundsätzlich das strukturierte E-Rechnungsformat erforderlich, soweit keine Ausnahme greift. |
Die Übergangsfristen betreffen den Versand, nicht den Empfang. Wer erst kurz vor Fristende beginnt, riskiert unnötige Hektik und Medienbrüche.
So gelingt die Umstellung
- Rechnungswege erfassen: Wer stellt Rechnungen aus, wer prüft sie und wo werden sie abgelegt?
- Software testen: Kann das System strukturierte Daten lesen, visualisieren, buchen und revisionssicher speichern?
- Stammdaten bereinigen: Umsatzsteuer-ID, Anschriften, Zahlungsdaten und Leistungsbeschreibungen sollten konsistent sein.
- Prüfprozess festlegen: Technische Lesbarkeit ersetzt nicht die sachliche und steuerliche Rechnungsprüfung.
- Verfahrensdokumentation aktualisieren: Eingang, Freigabe, Korrektur, Buchung und Archivierung müssen nachvollziehbar beschrieben sein.
Archivierung: Nicht nur das sichtbare PDF speichern
Nach den GoBD ist der strukturierte Originaldatensatz in dem Format aufzubewahren, in dem er eingegangen ist. Bei einer E-Rechnung ist daher insbesondere die XML-Komponente entscheidend. Ein zusätzliches PDF muss nur dann eigenständig erhalten bleiben, wenn es steuerlich relevante Informationen enthält, die im strukturierten Teil fehlen oder davon abweichen.
Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen beträgt acht Jahre. Eine Konvertierung kann für die Bearbeitung sinnvoll sein; der ursprüngliche Datensatz darf dadurch aber nicht verloren gehen.
Typische Fehler
- PDF und E-Rechnung werden gleichgesetzt.
- Die Empfangspflicht wird mit der späteren Versandpflicht verwechselt.
- Die XML-Datei wird nach dem Import gelöscht.
- Freigaben laufen außerhalb des dokumentierten Prozesses.
- Die 800.000-Euro-Grenze wird anhand des laufenden statt des vorherigen Kalenderjahres geprüft.
Was Unternehmen in Duisburg jetzt tun sollten
2026 ist das sinnvolle Umstellungsjahr. Prüfen Sie frühzeitig, ob Ihr Rechnungsprogramm, Ihre Buchhaltung und Ihr Archiv zusammenarbeiten. Besonders bei vielen Projekt-, Abschlags- oder Schlussrechnungen sollte der Prozess vor dem Echtbetrieb getestet werden.
Nächster Schritt: Wir prüfen mit Ihnen, welche Übergangsfrist gilt und wie E-Rechnung, Buchführung und Archivierung sauber ineinandergreifen.
Datenschutzhinweis: Bitte tragen Sie in das Buchungsformular keine Steuer-ID, Steuernummer oder vertraulichen Steuerunterlagen ein. Solche Daten tauschen wir erst über einen dafür vorgesehenen sicheren Weg aus.
Quellen
Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Prüfung des Einzelfalls.