Kasse einfach erklärt 2026: Kiosk, Kneipe, Verein, Automaten und Weihnachtsmarkt

August 20, 2026

Offene Ladenkasse, elektronische Kasse, mobile Kasse, Automaten und Kassen-Nachschau – praxisnah erklärt

Stand: 19. August 2026

Wer „Kasse“ hört, denkt meistens an das Gerät auf dem Tresen.

Steuerlich ist das Thema viel größer.

Die Kasse kann im Kiosk stehen, hinter dem Tresen einer Kneipe, auf einem Weihnachtsmarkt, bei einem Vereinsfest oder mobil auf einer Veranstaltung eingesetzt werden. Daneben gibt es Kaffeeautomaten, Snackautomaten, Parkscheinautomaten und Geldspielgeräte.

Und dann gibt es noch die einfachste Variante: die offene Ladenkasse – also Bargeld ohne elektronische Registrierkasse.

Die wichtigste Frage lautet deshalb nicht nur:

„Haben Sie eine Kasse?“

Sondern:

„Wie entstehen Ihre Bareinnahmen, wie werden sie aufgezeichnet und kann ein Prüfer den Weg nachvollziehen?“

1. Muss heute jeder Betrieb eine elektronische Registrierkasse haben?

Nein. Stand 19. August 2026 gibt es noch keine allgemeine gesetzliche Pflicht, eine elektronische Registrierkasse einzusetzen.

Das Bundesfinanzministerium weist in seinem aktuellen Fragen-Antworten-Katalog zum Kassengesetz ausdrücklich darauf hin, dass Unternehmer derzeit weiterhin eine offene Ladenkasse verwenden können.

Das bedeutet aber nicht, dass man Bargeld einfach in eine Schublade werfen und am Monatsende schätzen darf, was wohl eingenommen wurde.

Auch die offene Ladenkasse muss nach den steuerlichen Regeln geführt werden.

Wichtig: Eine Registrierkassenpflicht ist als Gesetzentwurf geplant

Nach dem derzeitigen Referentenentwurf des Bundesfinanzministeriums sollen Unternehmen mit einem Gesamtumsatz von mehr als 100.000 Euro ab 2028 grundsätzlich ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit TSE verwenden. Einzelheiten: Geplante Kassenpflicht ab 2028.

Das ist für Betriebe wichtig – aber genauso wichtig ist die Formulierung:

Es handelt sich um einen Gesetzentwurf, nicht um geltendes Recht. Die heutige Rechtslage ist davon zu unterscheiden.

Gerade Kioske, Kneipen, Marktstände, Schausteller und andere bargeldintensive Betriebe sollten die weitere Gesetzgebung deshalb beobachten.

2. Was ist eine offene Ladenkasse?

Eine offene Ladenkasse ist keine bestimmte technische Kasse.

Das kann zum Beispiel sein:

eine Geldkassette
eine Schublade
eine Geldbörse
eine einfache Barkasse am Marktstand
eine Bargeldkasse auf einem Vereinsfest
oder eine mobile Bargeldkasse auf einer Veranstaltung

Entscheidend ist die Aufzeichnung der Einnahmen und Ausgaben.

Bei einer offenen Ladenkasse müssen die Bareinnahmen grundsätzlich täglich nachvollziehbar ermittelt werden. Wenn unter den gesetzlichen Voraussetzungen keine Einzelaufzeichnung jedes einzelnen Verkaufs erforderlich ist, erfolgt die Ermittlung der Tageslosung typischerweise über einen Kassenbericht auf Grundlage des tatsächlich gezählten Kassenbestands.

Auf Handwerker- und Wirtesprache:

Nicht rückwärts raten, was drin gewesen sein müsste – sondern tatsächlich zählen und dokumentieren.

3. Beispiel: der Kiosk in Duisburg

Morgens liegen 300 Euro Wechselgeld in der Kasse.

Tagsüber passieren folgende Dinge:

Zeitungen werden bar verkauft
Getränke werden bar verkauft
Zigaretten werden mit Karte bezahlt
ein Kunde gibt Ware zurück
der Inhaber nimmt 500 Euro aus der Kasse und bringt sie zur Bank
ein Mitarbeiter legt 50 Euro Wechselgeld nach

Abends liegen 1.280 Euro Bargeld in der Kasse.

Dann muss sich nachvollziehen lassen:

Anfangsbestand + Bareinnahmen + Einlagen – Ausgaben – Entnahmen = tatsächlicher Kassenendbestand.

Wenn der Unternehmer erst Wochen später anhand des Bankkontos versucht zu rekonstruieren, was wohl bar eingenommen wurde, ist das keine ordentliche Kassenführung.

4. Beispiel: Kneipe oder Gaststätte

Eine Kneipe ist für die Kassenprüfung ein besonders anschauliches Beispiel.

Freitagabend:

Ein Gast bestellt drei Bier.
Ein anderer bezahlt mit Karte.
Eine Bestellung wird falsch boniert und anschließend storniert.
Ein Gast gibt Trinkgeld.
Der Wirt nimmt Bargeld heraus, um am nächsten Morgen Getränke einzukaufen.
Im Nebenraum steht ein Geldspielgerät.
Nach Feierabend wird die Kasse abgeschlossen.

Damit eine Prüfung später nicht zum Ratespiel wird, sollte klar sein:

Wer darf kassieren?
Wer darf stornieren?
Wie werden Stornos dokumentiert?
Wie werden Trinkgelder behandelt?
Wie werden Einlagen und Entnahmen aufgezeichnet?
Wie wird der Tagesabschluss erstellt?
Wie werden Kartenzahlungen von Bargeld getrennt?
Wie kommen die Daten anschließend in DATEV?

Gerade bei elektronischen Gastro-Kassen ist wichtig, dass die digitalen Ursprungsdaten vollständig erhalten bleiben.

Der Bundesfinanzhof hat mit Urteil vom 29. Juli 2025 – X R 23-24/21 einen Fall behandelt, in dem Stornierungen möglich waren, aber in den Tagesabschlüssen beziehungsweise Z-Bons nicht ausgewiesen wurden. Solche Mängel können steuerlich erheblich sein.

5. Beispiel: Weihnachtsmarkt

Auf dem Weihnachtsmarkt treffen viele typische Kassenfragen gleichzeitig aufeinander.

Nehmen wir einen Glühweinstand:

vier Wochen Betrieb
täglich wechselnde Aushilfen
sehr viele Kunden
viel Bargeld
zusätzlich Kartenzahlung
stark schwankender Umsatz je nach Wetter
hoher Andrang am Wochenende

Mit einer offenen Ladenkasse müssen die Bareinnahmen sauber ermittelt werden.

Mit einem elektronischen Kassensystem gelten dagegen die Anforderungen für elektronische Aufzeichnungssysteme, insbesondere Einzelaufzeichnung, TSE und Aufbewahrung der Kassendaten, soweit das eingesetzte System unter § 146a AO fällt.

Wichtig ist außerdem:

Jede einzelne Kasse ist organisatorisch ernst zu nehmen.

Wer beispielsweise am Glühweinstand eine Bargeldkasse und am Bratwurststand eine zweite Bargeldkasse führt, sollte die beiden Kassen nicht am Abend einfach zusammenschütten und nur einen Gesamtbetrag notieren.

Die Finanzverwaltung verlangt bei mehreren Kassen die Einhaltung der Aufzeichnungsanforderungen für jede einzelne Sonder- oder Nebenkasse.

6. Beispiel: Vereinsfest und Vereins-Weihnachtsmarkt

Auch ein gemeinnütziger Verein kann ein Kassenthema haben.

Beispiel:

Ein Fußballverein veranstaltet einen Weihnachtsmarktstand. Verkauft werden Glühwein, Würstchen und Fanartikel.

Dann sollte organisatorisch klar sein:

Wer bekommt das Wechselgeld?
Wie hoch ist der Anfangsbestand?
Wer zählt am Abend?
Wer unterschreibt beziehungsweise dokumentiert den Kassenbericht?
Wie werden Ausgaben für Ware erfasst?
Wie wird Bargeld zur Bank gebracht?
Wie werden Einnahmen dem richtigen steuerlichen Bereich des Vereins zugeordnet?

Gerade beim Verein kommt noch ein zweites Thema dazu: Einnahmen können je nach Tätigkeit dem ideellen Bereich, der Vermögensverwaltung, einem Zweckbetrieb oder einem wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb zuzuordnen sein.

Dazu der bestehende Vereinsbeitrag: Umsatzsteuer im Verein: Was Fußballvereine und Kinderchöre jetzt wirklich wissen müssen.

7. Was ist eine elektronische Kasse?

§ 1 KassenSichV definiert als elektronische Aufzeichnungssysteme im Sinne des § 146a AO insbesondere elektronische oder computergestützte Kassensysteme und Registrierkassen.

Wer ein solches System zur Aufzeichnung aufzeichnungspflichtiger Geschäftsvorfälle verwendet, muss insbesondere die Anforderungen des § 146a AO beachten.

Dazu gehören grundsätzlich:

vollständige Einzelaufzeichnung
richtige und zeitgerechte Erfassung
Schutz durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE)
Aufbewahrung der digitalen Daten
Belegausgabe
und die gesetzlich vorgesehene Mitteilung des Systems an die Finanzverwaltung

Seit 1. Januar 2025 steht für die Kassenmitteilung das elektronische Verfahren zur Verfügung.

Für Systeme, die ab dem 1. Juli 2025 angeschafft werden, ist die Mitteilung grundsätzlich innerhalb eines Monats nach Anschaffung vorzunehmen. Entsprechendes gilt grundsätzlich für die Außerbetriebnahme.

Auf Ihrer Website gibt es dazu bereits einen eigenen Beitrag: Elektronische Kassensysteme beim Finanzamt melden.

8. Elektronisches Kassenbuch ist nicht automatisch eine elektronische Registrierkasse

Das ist ein häufiger Denkfehler.

Ein elektronisches Kassenbuch kann dazu dienen, Kasseneinnahmen und Kassenausgaben zu dokumentieren. Dadurch wird es aber nicht automatisch zu einem elektronischen Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion nach § 146a AO.

§ 1 KassenSichV nimmt elektronische Buchhaltungsprogramme ausdrücklich vom Begriff des elektronischen Aufzeichnungssystems im Sinne dieser Vorschrift aus.

Auf Ihrer Website existiert hierzu bereits ein Beitrag: Elektronische Kassenbücher und § 146a AO.

9. Mobile Kartenzahlung: Ist ein Kartenlesegerät schon eine Kasse?

Nicht jedes Kartenlesegerät ist automatisch ein elektronisches Kassensystem.

Ein reines Kartenterminal, das lediglich eine bargeldlose Zahlung abwickelt und keine Kassenfunktion besitzt, ist von einem Kassensystem zu unterscheiden.

Der Deutsche Schaustellerbund (DSB) hat hierzu am 13. August 2025 für SumUp-Geräte und vergleichbare reine Kartenlesegeräte darauf hingewiesen, dass diese nach Auskunft des Landesamts für Steuern Niedersachsen keine elektronischen Aufzeichnungssysteme nach § 146a AO seien, wenn sie keine Kassenfunktion besitzen.

Aber Vorsicht:

Viele moderne Apps verbinden Kartenleser, Warenwirtschaft und Kassenfunktion miteinander. Dann muss das konkrete System geprüft werden.

Die Frage lautet also nicht:

„Ist das Gerät klein und mobil?“

Sondern:

„Welche Funktionen hat das eingesetzte System tatsächlich?“

10. Kaffeeautomat, Snackautomat und Getränkeautomat

Auch Automaten nehmen Geld ein. Trotzdem sind sie kassenrechtlich nicht automatisch mit einer Registrierkasse gleichzusetzen.

§ 1 KassenSichV nimmt Waren- und Dienstleistungsautomaten ausdrücklich vom Begriff des elektronischen Aufzeichnungssystems nach § 146a AO aus.

Beispiele:

Kaffeeautomat mit Münzeinwurf
Snackautomat
Getränkeautomat
Waschautomat
sonstiger Warenautomat

Das heißt jedoch nicht:

„Keine TSE = keine Aufzeichnung.“

Die Einnahmen müssen selbstverständlich weiterhin steuerlich erfasst werden.

Für sogenannte Kassen ohne Verkaufspersonal, zu denen die Finanzverwaltung auch Waren- und Dienstleistungsautomaten zählt, wird es nicht beanstandet, wenn die Kasse nicht täglich, sondern erst bei Leerung ausgezählt wird.

Praxisbeispiel

Ein Unternehmer betreibt 20 Getränkeautomaten.

Dann sollte aus seinen Unterlagen nachvollziehbar werden:

Automatennummer
Standort
Datum der Leerung
gezählter Betrag
Person, die geleert hat
weitere Abrechnung oder Einzahlung
Übernahme in die Buchführung

Ein Zettel mit „Automaten August: 8.500 Euro“ ist organisatorisch deutlich schlechter als eine nachvollziehbare Leerungs- und Standortdokumentation.

11. Parkscheinautomaten

Auch Parkscheinautomaten gehören zu den Beispielen, bei denen häufig vorschnell von einer TSE-Kasse ausgegangen wird.

Nach § 1 KassenSichV gelten Kassen- und Parkscheinautomaten der Parkraumbewirtschaftung ausdrücklich nicht als elektronische Aufzeichnungssysteme im Sinne des § 146a AO.

Trotzdem müssen die Einnahmen und die vorhandenen Abrechnungsdaten ordnungsgemäß in das Rechnungswesen übernommen werden.

12. Geldspielgeräte und Warenspielgeräte

Auch Geld- und Warenspielgeräte werden in § 1 KassenSichV ausdrücklich aus dem Anwendungsbereich der klassischen elektronischen Aufzeichnungssysteme nach § 146a AO herausgenommen.

Das bedeutet wiederum nicht, dass die Umsätze steuerlich uninteressant wären.

Gerade bei Geldspielgeräten können Auslesedaten, Abrechnungen und Geldflüsse wichtige Prüfungsunterlagen sein.

Beispiel Kneipe

In einer Kneipe steht ein Geldspielgerät eines Automatenaufstellers.

Dann sollte klar sein:

Wem gehört das Gerät?
Wer liest es aus?
Wer leert es?
Wie wird der Anteil des Gastwirts berechnet?
Welche Abrechnung erhält der Gastwirt?
Wie wird diese Abrechnung verbucht?

Die Kasse der Kneipe und die Abrechnung des Geldspielgeräts sind zwei unterschiedliche Vorgänge, die beide nachvollziehbar bleiben müssen.

13. Was ist mit Schaustellern?

Für Schausteller gelten dieselben steuerlichen Grundlagen – aber die tatsächlichen Abläufe sind besonders.

Kirmes, Volksfest und Weihnachtsmarkt bedeuten:

wechselnde Standorte
hohe Besucherzahlen in kurzen Zeitfenstern
Stoßgeschäft
Bargeld
Kartenzahlung
zeitweise Aushilfen
wetterabhängige Umsätze
teilweise schwierige Netzabdeckung

Der Deutsche Schaustellerbund weist deshalb seit längerem auf die Besonderheiten des reisenden Gewerbes hin und setzt sich in der politischen Diskussion für praxistaugliche Regelungen ein.

Dazu der eigene Beitrag: Schausteller 2026: Kasse, Volksfest, Weihnachtsmarkt und Verfahrensdokumentation.

14. Kassen-Nachschau: Der Prüfer kann unangekündigt kommen

§ 146b AO erlaubt der Finanzverwaltung eine Kassen-Nachschau ohne vorherige Ankündigung.

Während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten können Amtsträger Geschäftsräume betreten und die Ordnungsmäßigkeit der Kassenaufzeichnungen überprüfen.

Das kann beispielsweise betreffen:

elektronische Kasse
offene Ladenkasse
Kassenberichte
Organisationsunterlagen
Kassendaten
TSE-Unterlagen
Kassensturz
und die tatsächliche Bedienung des Systems

Deshalb ist die schlechteste Vorbereitung der Satz:

„Der Mitarbeiter, der weiß, wie die Kasse funktioniert, ist heute leider nicht da.“

Eine vernünftige Verfahrensdokumentation hilft genau an dieser Stelle.

Passende interne Artikel: Verfahrensdokumentation & DATEV 2026 und Verfahrensdokumentation für Handwerker.

15. Was passiert, wenn die Kasse nicht stimmt?

Das Finanzamt darf nicht wegen jeder Kleinigkeit beliebig Umsätze hinzuschätzen.

Aber erhebliche Kassenmängel können eine Schätzungsbefugnis auslösen.

Der Bundesfinanzhof hat mit Urteil vom 18. Juni 2025 – X R 19/21 klargestellt:

Bei einem Betrieb mit überwiegenden Bargeschäften können Mängel der Kassenführung die Ordnungsmäßigkeit der gesamten Buchführung beeinträchtigen.

Gleichzeitig hat der BFH betont, dass auch die Finanzverwaltung bei einer Schätzung eine sachgerechte Methode wählen muss. Eine genauere, betriebsbezogene Schätzung ist grundsätzlich einem gröberen äußeren Betriebsvergleich vorzuziehen.

Mit Urteil vom 25. März 2026 – X R 19/23 hat der BFH außerdem einen Imbissbetrieb mit offener Ladenkasse behandelt. Konnten keine ausreichenden Aufzeichnungen über die behaupteten täglichen Auszählungen vorgelegt werden und war deshalb nicht mehr nachvollziehbar, wie die Tageseinnahmen entstanden waren, lag ein formeller Mangel vor, der eine Schätzung ermöglichen kann.

Das gilt auch als Warnsignal für kleinere Betriebe und Einnahmen-Überschuss-Rechner.

16. Der 10-Punkte-Kassencheck

Fragen Sie sich einmal:

Welche Kassen haben wir überhaupt?
Nutzen wir offene oder elektronische Kassen?
Haben wir mehrere Neben- oder Veranstaltungskassen?
Werden Bareinnahmen täglich beziehungsweise bei Automaten bei Leerung nachvollziehbar gezählt?
Sind Einlagen und Entnahmen belegt?
Sind Stornos nachvollziehbar?
Sind elektronische Kassensysteme ordnungsgemäß gemeldet?
Können wir Kassendaten vollständig exportieren?
Sind Kartenzahlung und Bargeld sauber getrennt?
Ist beschrieben, wie die Kassendaten zu DATEV gelangen?

Wenn bei mehreren Fragen die Antwort lautet „macht normalerweise die Kollegin“, lohnt sich eine Bestandsaufnahme.

Beratung per Video – Kassenabläufe gemeinsam prüfen

Ob Kiosk, Kneipe, Vereinsheim, Weihnachtsmarktstand, Automat oder mobile Kasse: Oft reicht ein strukturierter Termin, um die wichtigsten Schwachstellen zu erkennen.

Wir können im Video-Termin gemeinsam durchgehen:

welche Kassen eingesetzt werden
welche davon elektronisch sind
welche Systeme gemeldet werden müssen
wie offene Ladenkassen geführt werden
wie Stornos, Entnahmen und Einlagen dokumentiert werden
wie Automatenabrechnungen organisiert werden
und wie die Abläufe in die Verfahrensdokumentation gehören

Termin online buchen: stb-teheesen.de/kontakt

Fazit

Kasse ist nicht gleich Kasse.

Eine Registrierkasse im Kiosk ist etwas anderes als eine offene Bargeldkasse auf dem Weihnachtsmarkt. Ein digitales Kassenbuch ist etwas anderes als ein Kassensystem. Ein Kaffeeautomat ist etwas anderes als eine Gastro-Kasse. Und ein reines Kartenterminal ist nicht automatisch eine elektronische Registrierkasse.

Der gemeinsame Nenner lautet aber immer:

Die Einnahmen müssen vollständig, richtig und nachvollziehbar im Rechnungswesen ankommen.

Oder etwas bodenständiger:

Am Ende des Tages muss das Geld nicht nur in der Kasse sein – der Weg in die Buchhaltung muss ebenfalls stimmen.

Quellen und weiterführende Informationen

Gesetze / Finanzverwaltung

BFH-Rechtsprechung

Branchenhinweis Schausteller

Bestehende Beiträge auf stb-teheesen.de

Hinweis: Der Beitrag gibt den Stand vom 19. August 2026 wieder. Zwischen geltendem Recht und dem Referentenentwurf zur Kassenpflicht ab 2028 ist zu unterscheiden. Der Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Prüfung des Einzelfalls.

Kasse einfach erklärt 2026: Kiosk, Kneipe, Verein, Automaten und Weihnachtsmarkt

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