Stand: 21.08.2026 | Christoph te Heesen, Steuerberater in Duisburg
Die Kleinunternehmerregelung ist keine Unternehmensform und keine Befreiung von der Buchführung. Sie ist eine umsatzsteuerliche Steuerbefreiung nach § 19 UStG. Seit 2025 gelten dafür zwei klare Umsatzgrenzen: 25.000 Euro im Vorjahr und 100.000 Euro im laufenden Kalenderjahr.
Die beiden Grenzen im Überblick
Die Steuerbefreiung greift, wenn der inländische Gesamtumsatz:
- im vorangegangenen Kalenderjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und
- im laufenden Kalenderjahr 100.000 Euro nicht überschreitet.
Beide Voraussetzungen müssen erfüllt sein. Die laufende 100.000-Euro-Grenze ist eine harte Obergrenze: Der Umsatz, mit dem sie überschritten wird, ist grundsätzlich bereits nicht mehr nach § 19 UStG steuerfrei. Deshalb braucht es eine laufende Umsatzüberwachung – eine Kontrolle erst nach dem Jahresabschluss kommt zu spät.
Beispiel: Wachstum im laufenden Jahr
Ein Betrieb erzielte 2025 einen Gesamtumsatz von 22.000 Euro und startet 2026 als Kleinunternehmer. Im Oktober 2026 überschreitet der laufende Gesamtumsatz mit einem Auftrag die Grenze von 100.000 Euro. Ab dem überschreitenden Umsatz ist die Steuerbefreiung nicht mehr anwendbar.
Das kann problematisch werden, wenn gegenüber Privatkunden Festpreise ohne Umsatzsteuerklausel vereinbart wurden. Dann lässt sich die Umsatzsteuer möglicherweise nicht zusätzlich berechnen, sondern muss aus dem vereinbarten Preis herausgerechnet werden.
Rechnungen ohne Umsatzsteuerausweis
Kleinunternehmer dürfen in ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer gesondert ausweisen. Die Rechnung sollte stattdessen auf die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer nach § 19 UStG hinweisen.
Wer trotzdem Umsatzsteuer offen ausweist, kann diese unter den gesetzlichen Voraussetzungen schulden. Rechnungsvorlagen und Online-Shops sollten daher eindeutig konfiguriert sein.
E-Rechnung: Empfangen ja, ausstellen grundsätzlich nein
Kleinunternehmer sind von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen. Sie müssen aber seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können. Ein E-Mail-Postfach kann als Empfangsweg genügen; zusätzlich braucht es einen Prozess zum Lesen, Prüfen und Aufbewahren des strukturierten Datensatzes.
Wer im Laufe des Jahres die Kleinunternehmerregelung verlässt, muss die allgemeinen Rechnungsregeln beachten. Dabei können die Übergangsfristen für die Ausstellung von E-Rechnungen relevant sein.
Verzicht kann sinnvoll sein – bindet aber
Ein Unternehmer kann auf die Kleinunternehmerregelung verzichten und zur Regelbesteuerung wechseln. Das kann sich lohnen, wenn hohe Investitionen mit Vorsteuer anstehen oder nahezu ausschließlich Geschäftskunden beliefert werden.
Der Verzicht bindet grundsätzlich mindestens fünf Kalenderjahre. Vor der Entscheidung sollten daher nicht nur die kurzfristige Vorsteuererstattung, sondern auch Preise, Kundenstruktur, Verwaltungsaufwand und geplantes Wachstum betrachtet werden.
Typische Fehler
- Die Vorjahres- und die laufende Grenze werden verwechselt.
- Umsätze werden nur am Jahresende geprüft.
- Umsatzsteuer wird trotz Kleinunternehmerstatus offen ausgewiesen.
- Kleinunternehmer gehen davon aus, keine E-Rechnungen empfangen zu müssen.
- Der freiwillige Wechsel zur Regelbesteuerung wird ohne Mehrjahresplanung erklärt.
Checkliste für 2026
- Vorjahresumsatz anhand der gesetzlichen Definition ermitteln.
- Laufenden Gesamtumsatz monatlich überwachen.
- Verträge und Preise auf einen möglichen Statuswechsel vorbereiten.
- Rechnungsvorlagen prüfen.
- E-Rechnungseingang und Archivierung einrichten.
- Investitions- und Wachstumsplanung vor einem Verzicht durchrechnen.
Nächster Schritt: Wir prüfen, ob die Kleinunternehmerregelung 2026 noch passt und wie Sie einen ungeplanten Umsatzsteuereffekt vermeiden.
Datenschutzhinweis: Bitte übermitteln Sie im Buchungsformular weder Umsatzlisten noch Steuer- oder Kundendaten. Für Unterlagen erhalten Sie einen sicheren Übertragungsweg.
Passend dazu: Kleinunternehmerregelung und Umsatzgrenzen 2026 – welche Einnahmen zählen und welche außen vor bleiben (acht Rechenbeispiele)
Quellen
Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Prüfung des Einzelfalls.
