Rechtsstand: 14. Oktober 2026 · Alle Praxisbeispiele sind frei erfunden.
Bei Pilgerfahrten, eingekauften Reisepaketen und weiterberechneten Reisekosten kommt es auf die Vertragsbeziehungen und die konkreten Leistungen an. Eine geistliche Begleitung oder die Weitergabe zum Einkaufspreis entscheidet die Umsatzsteuerfrage noch nicht. Die folgenden Erläuterungen beziehen sich auf eine evangelische Kirchengemeinde in Deutschland als Körperschaft des öffentlichen Rechts. Bei einem selbständigen Förderverein oder einer kirchlichen GmbH können andere Voraussetzungen gelten.
Soweit in einem Beispiel Umsatzsteuer berechnet wird, sind die Unternehmereigenschaft, ein im Inland steuerbarer Umsatz und das Fehlen einer einschlägigen Steuerbefreiung einschließlich der Kleinunternehmerbefreiung vorausgesetzt. Die Beispiele zum neuen Besteuerungssystem gelten für Gemeinden, die es bereits anwenden, beziehungsweise für die Zeit nach dem Ende der Übergangsregelung.
Steuerlicher Ausgangspunkt und Übergangsregelung
Nach § 2 Absatz 1 UStG kann eine Kirchengemeinde mit nachhaltigen entgeltlichen Tätigkeiten Unternehmerin sein; eine Gewinnerzielungsabsicht ist nicht erforderlich. § 2b UStG betrifft ihre Tätigkeiten im Rahmen öffentlicher Gewalt und die mögliche Wettbewerbsverzerrung. Die dort genannten 17.500 Euro sind keine allgemeine Freigrenze für kirchliche Verkäufe. Bei wirksamer, nicht widerrufener Option kann nach § 27 Absatz 22 und 22a UStG bis Ende 2026 noch die frühere Regelung gelten. Ab dem 1. Januar 2027 ist grundsätzlich das neue System aus § 2 und § 2b UStG anzuwenden.
Entscheidend sind der Optionsstatus und der konkrete Rechtsträger.
Pilgerfahrten und eingekaufte Pauschalreisen
§ 25 Absatz 1 UStG erfasst Reiseleistungen eines Unternehmers, der gegenüber den Reisenden im eigenen Namen auftritt und Reisevorleistungen anderer Unternehmer einkauft. Dazu gehören insbesondere fremde Beförderungs-, Beherbergungs- und Verpflegungsleistungen, die den Reisenden unmittelbar zugutekommen. Die umsatzsteuerliche Sonderregelung hängt nicht allein an der Bezeichnung „Pauschalreise“ und auch nicht daran, ob sich die Gemeinde selbst als Reiseveranstalter bezeichnet.
Beispiel 9: Dienstreise aus einem Reisepaket
Die Gemeinde kauft für eine dienstliche Reise ein Paket aus Flug und Hotel für 900 Euro. Wendet der Anbieter dafür rechtmäßig § 25 UStG an, stellt er keine gesondert abziehbare Umsatzsteuer in Rechnung. Die Gemeinde kann aus diesem Reisepaket keine Vorsteuer herausrechnen. Daraus folgt aber nicht automatisch eine gewinnmindernde Betriebsausgabe: Die ertragsteuerliche Behandlung hängt bei einer Kirchengemeinde vom betroffenen Tätigkeitsbereich ab. Bei einer eigenen entgeltlichen Pilgerfahrt kann die Gemeinde selbst unter § 25 UStG fallen.
Ein religiöses Reiseziel, die Begleitung durch eine Pfarrperson oder ein täglicher Gottesdienst bewirken für sich genommen keine umfassende Umsatzsteuerbefreiung. Die konkrete Reiseleistung und mögliche Befreiungstatbestände müssen geprüft werden.
Beispiel 10: Pilgerreise mit positiver Marge
Zwanzig Personen buchen bei der Gemeinde jeweils dieselbe Reise für 595 Euro. Auf jede Person entfallen eingekaufte Reisevorleistungen von 476 Euro einschließlich der dort enthaltenen Steuern. Die Bruttomarge beträgt je Person 119 Euro. Bei vollständig steuerpflichtiger Marge sind darin 19 Euro Umsatzsteuer enthalten: 119 Euro × 19/119. Für die zwanzig gleichartigen Einzelreisen ergeben sich Einnahmen von 11.900 Euro, Reisevorleistungen von 9.520 Euro und insgesamt 380 Euro Umsatzsteuer. Die Nettomarge beträgt zusammen 2.000 Euro.
Diese Berechnung folgt aus § 25 Absatz 3 UStG. Sie ist grundsätzlich für die einzelnen Reiseleistungen nachvollziehbar zu führen. Unterschiedliche Reisen dürfen nicht beliebig zu einer günstigen Jahresgesamtmarge zusammengerechnet werden.
Beispiel 11: Kein Gewinn trotz steuerpflichtiger Marge
Zur Reise aus Beispiel 10 kommen eigene Verwaltungskosten von 2.000 Euro hinzu. Der wirtschaftliche Überschuss kann dadurch vollständig aufgezehrt werden. Die Umsatzsteuer von 380 Euro auf die Reisemarge entfällt deshalb nicht: Allgemeine Verwaltungskosten sind keine unmittelbar den Reisenden zugutekommenden Reisevorleistungen.
Beispiel 12: Weitergabe zum Einkaufspreis
Eine ausschließlich aus eingekauften Reisevorleistungen im Sinne des § 25 bestehende Reise wird für 500 Euro je Person eingekauft und für 500 Euro weitergegeben. Die Differenz ist in dieser vereinfachten Konstellation null. Es entsteht keine positive zu versteuernde Marge. Die Gemeinde muss trotzdem dokumentieren, weshalb § 25 einschlägig ist und welche Aufwendungen Reisevorleistungen sind.
Beispiel 13: Vermittlung statt eigener Reise
Die Teilnehmenden schließen den Reisevertrag unmittelbar mit einem gewerblichen Veranstalter ab. Die Gemeinde informiert lediglich und begleitet die Gruppe geistlich. Dann ist der Veranstalter der Anbieter der Reise. Erhält die Gemeinde eine Vermittlungsprovision oder berechnet sie eine eigene Teilnahme- oder Betreuungsgebühr, ist diese gesondert zu prüfen. Wer die Anmeldungen entgegennimmt oder das Geld einsammelt, entscheidet die Vertragsfrage nicht allein.
Beispiel 14: Pilgerfahrt in die Schweiz
Werden Reisevorleistungen tatsächlich im Drittlandsgebiet erbracht, kann die darauf entfallende Reiseleistung nach § 25 Absatz 2 UStG steuerfrei sein. Eine Hotelübernachtung in der Schweiz kann deshalb anders einzuordnen sein als eine innerhalb der EU erbrachte Beförderungsleistung derselben Reise. Das Reiseziel „Schweiz“ macht nicht automatisch das gesamte Reisepaket steuerfrei; die Aufteilung und ihre Nachweise sind entscheidend.
Beispiel 15: Eigener Bus und fremdes Hotel
Die Gemeinde befördert Reisende mit eigenen Mitteln und kauft Hotelübernachtungen hinzu. Eigene Leistungen fallen nicht allein durch die Zusammenfassung in einem Reisepreis unter die Margenbesteuerung. Die Behandlung und gegebenenfalls Aufteilung zwischen Eigenleistungen und eingekauften Reisevorleistungen ist gesondert zu ermitteln. Nach § 25 Absatz 4 UStG ist der Vorsteuerabzug aus den Reisevorleistungen ausgeschlossen.
Bei allgemeinen Betriebskosten kann dagegen ein Vorsteuerabzug nach den allgemeinen Regeln in Betracht kommen, soweit sie einer zum Vorsteuerabzug berechtigenden Tätigkeit zuzuordnen sind. Die Aussage „Bei Reisen gibt es niemals Vorsteuer“ ist deshalb zu weitgehend. Bei einer Rechnung über eine der Sonderregelung unterliegende Reiseleistung verlangt § 14a Absatz 6 UStG den Hinweis „Sonderregelung für Reisebüros“; ein gesonderter Umsatzsteuerausweis ist nicht zulässig. Für eine nach § 4 Nummer 25 UStG befreite Jugendhilfeleistung ist die einschlägige Befreiung zu beachten.
Rechnungstexte sollten sich am tatsächlich festgestellten Sachverhalt orientieren.
Reisekosten weiterberechnen
Entstehen Reisekosten als unselbständiger Bestandteil einer anderen Leistung, gehören sie regelmäßig zu deren Entgelt. Die umsatzsteuerliche Behandlung folgt dann der Hauptleistung. Eine separat ausgewiesene Rechnungsposition „Reisekosten“ begründet nicht automatisch eine eigenständige Reiseleistung. Umgekehrt lässt sich der Verkauf einer eigenen Pilgerreise nicht allein als Nebenleistung behandeln, um § 25 UStG zu umgehen.
Beispiel 16: Hotelkosten als Nebenleistung
Ein Anbieter erbringt eine im Inland mit 19 Prozent steuerpflichtige Hauptleistung. Die dienstlich veranlasste Hotelübernachtung kostet 107 Euro, davon 7 Euro rechtmäßig abziehbare Vorsteuer. Vereinbart ist die Erstattung der Nettokosten zuzüglich Umsatzsteuer. Die weiterberechneten 100 Euro unterliegen dann dem Steuersatz der Hauptleistung: Der Rechnungsposten beträgt 119 Euro. Der Steuersatz des Hotels wird nicht übernommen.
Beispiel 17: Eingekauftes Reisepaket ohne Vorsteuerabzug
Für die Ausführung derselben steuerpflichtigen Hauptleistung wird ein Reisepaket für 300 Euro benötigt, aus dem keine Vorsteuer abziehbar ist. Sind 300 Euro als zusätzliches Nettoentgelt zuzüglich Umsatzsteuer vereinbart, ergibt sich ein Rechnungsposten von 357 Euro. Ist stattdessen ein Endpreis von 300 Euro vereinbart, darf daraus nicht ohne vertragliche Grundlage ein Anspruch auf weitere 57 Euro abgeleitet werden. Steuerliche Einordnung und Preisvereinbarung sind getrennt zu prüfen. Eine weitere Besonderheit sind durchlaufende Posten.
Nach § 10 Absatz 1 UStG zählen Beträge nicht zum Entgelt, wenn sie im Namen und für Rechnung eines anderen vereinnahmt und verausgabt werden. Bloße Kostenerstattung genügt dafür nicht. Wer im eigenen Namen ein Hotel bucht, kann die anschließende Erstattung nicht allein durch die Bezeichnung „Auslage“ in einen durchlaufenden Posten verwandeln. Auch ein Rechnungsempfänger erhält Vorsteuer nur bei Erfüllung seiner eigenen Voraussetzungen nach § 15 UStG.
Kleinunternehmerregelung bei Reiseleistungen
Die Kleinunternehmerbefreiung nach § 19 UStG ist für den gesamten Rechtsträger zu prüfen. Bei einem bereits unternehmerisch tätigen Rechtsträger liegen die Grenzen beim maßgeblichen Gesamtumsatz des Vorjahres von 25.000 Euro und beim laufenden Jahr von 100.000 Euro; ein Verzicht ist zu beachten. Bei erstmaliger Aufnahme und beim Wechsel aus der Übergangsregelung sind Besonderheiten zu prüfen. Für die Grenze einer nicht anderweitig steuerfreien Reise zählt grundsätzlich der volle maßgebliche Reiseumsatz und nicht nur die Marge.
Praxisbeispiel zur Umsatzgrenze
Nach § 19 Absatz 1 UStG sind die erfassten inländischen Umsätze eines im Inland ansässigen Unternehmers grundsätzlich steuerfrei, wenn der maßgebliche Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Kalenderjahr 100.000 Euro nicht überschreitet. Ein wirksamer Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung ist zu berücksichtigen. Die folgenden Beispiele betreffen eine bereits bestehende unternehmerische Tätigkeit.
Bei erstmaliger Aufnahme einer unternehmerischen Tätigkeit und beim Übergang einer öffentlich-rechtlichen Gemeinde auf das neue Besteuerungssystem sind die dafür maßgeblichen Besonderheiten gesondert zu prüfen; die 100.000 Euro sind keine allgemeine Startfreigrenze. Die laufende Grenze ist seit der Neuregelung eine tatsächliche Grenze. Bereits der Umsatz, mit dem sie überschritten wird, fällt grundsätzlich nicht mehr unter die Kleinunternehmerbefreiung. Frühere, rechtmäßig befreite Umsätze werden deshalb nicht allein rückwirkend steuerpflichtig.
Die Grundlagen der Neuregelung erläutert das BMF-Schreiben vom 18. März 2025 zur Sonderregelung für Kleinunternehmer. Nach § 19 Absatz 2 UStG werden unter anderem Umsätze herausgerechnet, die nach § 4 Nummer 11 bis 29 UStG steuerfrei sind. Dazu gehören die hier behandelten begünstigten Jugendhilfeleistungen und Konzertumsätze. Echte Spenden ohne Leistungsaustausch gehören schon mangels Steuerbarkeit nicht zum maßgeblichen Gesamtumsatz.
Beispiel 31: Reisemarge und Umsatzgrenze
Eine bisher nach § 19 befreite Gemeinde vereinnahmt 30.000 Euro aus nicht anderweitig steuerfreien Reiseleistungen und zahlt dafür 29.000 Euro Reisevorleistungen. Für die Kleinunternehmergrenze ist grundsätzlich der volle maßgebliche Reiseumsatz von 30.000 Euro relevant, nicht lediglich die Differenz von 1.000 Euro. Die besondere Bemessungsgrundlage des § 25 UStG macht aus dem gesamten Reisepreis keinen Umsatz nur in Höhe der Marge. Ob § 19 im laufenden Jahr noch greift, richtet sich zusätzlich nach den übrigen Voraussetzungen.
Die Prüfung erfolgt grundsätzlich für den gesamten Unternehmer. Unselbständige Jugendgruppen, Kantoreien, Basarteams und Gemeindebezirke erhalten nicht jeweils eigene Kleinunternehmergrenzen. Rechtlich selbständige Träger sind zunächst getrennt zu identifizieren; besondere Verbundkonstellationen können eine weitergehende Prüfung erfordern.
Vorsteuer und Reisekosten der Mitarbeitenden
Aus Reisevorleistungen ist der Vorsteuerabzug nach § 25 Absatz 4 UStG ausgeschlossen. Eine rechtmäßige Margenrechnung des Reiseveranstalters enthält keine gesondert abziehbare Umsatzsteuer. Für andere Betriebskosten kann § 15 UStG einen Abzug erlauben, soweit sie einer zum Abzug berechtigenden Tätigkeit zugeordnet sind; bei steuerfreien Umsätzen ist er grundsätzlich ausgeschlossen. Dienstreisen von Mitarbeitenden und die Weiterberechnung von Reisekosten sind davon zu trennen.
Dienstreisen und Verpflegungspauschalen
Die Verpflegung von Freizeitteilnehmenden ist von den Reisekosten der mitarbeitenden Personen zu unterscheiden. Für beruflich veranlasste Auswärtstätigkeiten von Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern regelt § 9 Absatz 4a Einkommensteuergesetz (EStG) die inländischen Verpflegungspauschalen: 28 Euro bei einer Abwesenheit von 24 Stunden, 14 Euro für An- und Abreisetage bei einer mehrtägigen Reise mit auswärtiger Übernachtung und 14 Euro bei einer eintägigen Abwesenheit von mehr als acht Stunden.
Bei den genannten An- und Abreisetagen ist keine zusätzliche Mindestabwesenheit von mehr als acht Stunden erforderlich. Werden Mahlzeiten vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung gestellt, ist die Verpflegungspauschale nach den gesetzlichen Regeln zu kürzen. Bei den inländischen Sätzen beträgt die Kürzung für ein Frühstück 5,60 Euro und für ein Mittag- oder Abendessen jeweils 11,20 Euro. Eigenzahlungen und die Begrenzung der Kürzung sind zu beachten. Die Aussage, enthaltene Mahlzeiten seien für die Pauschale immer bedeutungslos, wäre deshalb unzutreffend.
Beispiel 35: Dienstreise von Freitag bis Sonntag
Eine angestellte Person reist am Freitag an, bleibt bis Sonntag und übernachtet zweimal auswärts. Ohne gestellte Mahlzeiten ergeben sich 14 + 28 + 14 = 56 Euro Verpflegungspauschale. Werden auf Veranlassung des Arbeitgebers am Samstag und Sonntag jeweils Frühstücke gestellt und leistet die Person keine Eigenzahlung, vermindert sich der Betrag um zweimal 5,60 Euro auf 44,80 Euro. Weitere Mahlzeiten würden weitere Kürzungen auslösen.
Beispiel 36: Neunstündiger Tagesausflug
Eine angestellte Betreuungsperson ist beruflich neun Stunden von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte abwesend und erhält keine gestellte Mahlzeit. Unter den gesetzlichen Voraussetzungen beträgt die Verpflegungspauschale 14 Euro. Bei lediglich acht Stunden besteht in diesem eintägigen Fall noch kein Anspruch auf diese steuerliche Pauschale. Aus den Pauschalen entsteht kein Vorsteuerabzug, weil sie keine Rechnung über eine tatsächlich bezogene Leistung darstellen. Tatsächliche Bewirtungs- oder Verpflegungsrechnungen sind davon getrennt nach § 15 UStG zu prüfen.
Ob und in welcher Höhe die Gemeinde Reisekosten erstatten muss, bestimmt sich zusätzlich nach dem jeweils geltenden Arbeits-, Dienst- und kirchlichen Reisekostenrecht. Die steuerlichen Pauschalen begründen allein keinen Zahlungsanspruch.
Aufzeichnungen und durchlaufende Posten
Die Rechnung muss zur rechtlichen Behandlung passen. Für steuerfreie Leistungen ist die Befreiung zu berücksichtigen; bei regulär steuerpflichtigen Leistungen sind der zutreffende Steuersatz und Steuerbetrag maßgeblich. Für Margenleistungen gelten die besonderen Rechnungsvorgaben. Ein unrichtiger oder unberechtigter Steuerausweis kann nach § 14c UStG zusätzliche steuerliche Folgen auslösen und sollte nicht als bloßer Formfehler behandelt werden.
Beispiel 38: Buskosten sind nicht automatisch ein durchlaufender Posten
Die Gemeinde bestellt einen Bus im eigenen Namen für 1.200 Euro und sammelt von den Teilnehmenden zusammen denselben Betrag ein. Die fehlende Gewinnspanne macht die Zahlung nicht zu einem durchlaufenden Posten. Zuerst ist die eigene Leistung der Gemeinde zu bestimmen. Ein echter durchlaufender Posten nach § 10 Absatz 1 UStG setzt dagegen ein Handeln im Namen und für Rechnung eines anderen voraus und muss entsprechend belegt sein.
Nach § 22 UStG sind die für die Besteuerung erforderlichen Aufzeichnungen zu führen. Bei Reiseleistungen ergänzt § 25 Absatz 5 UStG diese Pflichten. Verträge, Teilnehmerentgelte und eingekaufte Reisevorleistungen sollten so dokumentiert sein, dass die Marge und eine mögliche Drittlandsbefreiung nachvollziehbar bleiben.
Dieser Beitrag gibt eine allgemeine Orientierung auf Grundlage des genannten Rechtsstands. Vor einer Reise sollten insbesondere Veranstalterrolle, Verträge, Reisevorleistungen, mögliche Befreiungen, Rechnungsgestaltung und Aufzeichnungen geklärt werden. Reiserechtliche Pflichten und kirchliche Genehmigungsvorgaben sind gesondert zu prüfen.
