Steuerberater Christoph te Heesen · Ihre Steuerkanzlei in Duisburg
Stand des Beitrags: 15. September 2026
Auf der Baustelle fehlt Material, der nächste Kunde wartet auf ein Angebot und im Onlineshop müssen noch Bestellungen verschickt werden. Die Buchhaltung läuft nebenher – und manchmal bleiben Unterlagen länger liegen als geplant.
Wenn dann eine Umsatzsteuererstattung erwartet wird, klingt der Gedanke zunächst nachvollziehbar: „Das Finanzamt bekommt doch ohnehin kein Geld mehr von mir. Dann kann die Jahreserklärung noch etwas warten.“
Genau das kann unnötig Geld kosten. Auch bei einer Erstattung kann das Finanzamt einen Verspätungszuschlag festsetzen.
Wir möchten Ihnen zeigen, was dahintersteckt, warum das gerade für Handwerksbetriebe und Onlinehändler wichtig ist und wie wir Sie als Steuerkanzlei in Duisburg dabei unterstützen können.
Das aktuelle Urteil: entschieden im Mai, veröffentlicht im August 2026
| Angabe | Einzelheiten |
|---|---|
| Gericht | Bundesfinanzhof, V. Senat |
| Urteilsdatum | 7. Mai 2026 |
| Aktenzeichen | V R 26/24 |
| Veröffentlichung des Urteils | 27. August 2026 |
| Vorinstanz | Sächsisches Finanzgericht, Urteil vom 8. November 2023 – 8 K 682/23 |
| Ergebnis | Die Revision des Unternehmers wurde zurückgewiesen. |
Die Entscheidungsdaten ergeben sich aus dem BFH-Urteil; das Veröffentlichungsdatum bestätigt die NWB-Meldung vom 27. August 2026.
Im entschiedenen Fall ergab die verspätete Umsatzsteuerjahreserklärung eine zusätzliche Erstattung von 168,24 Euro. Trotzdem setzte das Finanzamt 125 Euro Verspätungszuschlag fest. Dabei durfte es berücksichtigen, dass bereits die Vorjahreserklärung verspätet eingereicht worden war. Quelle: BFH-Urteil
Was bedeutet das grundsätzlich?
In den gesetzlich genannten Erstattungsfällen entscheidet das Finanzamt nach pflichtgemäßem Ermessen, ob es einen Zuschlag festsetzt. Wird glaubhaft gemacht, dass die Verspätung entschuldbar ist, muss es in diesem Anwendungsbereich davon absehen.
Wird der Zuschlag rechtmäßig festgesetzt, beträgt er bei einer Umsatzsteuerjahreserklärung im Erstattungsfall grundsätzlich 25 Euro je angefangenem Verspätungsmonat. Voraussetzung ist eine bestehende Erklärungspflicht. Für monatliche oder vierteljährliche Voranmeldungen gelten andere Berechnungsregeln. Rechtsgrundlage: § 152 AO
Wie sich das im Alltag auswirken kann, zeigen die folgenden sechs fiktiven Beispiele. Die Zuschlagsberechnungen setzen jeweils eine rechtmäßige Festsetzung voraus.
1. Handwerk: „Die fehlenden Rechnungen suche ich am Wochenende.“
Sanitärbetrieb A aus Duisburg hat gut zu tun. Für die Jahresabrechnung fehlen noch Lieferantenrechnungen und die Zuordnung einiger Zahlungen. Die Unterlagen werden mehrfach auf das nächste Wochenende verschoben.
Am Ende ergibt sich nach Berücksichtigung der Vorauszahlungen eine zusätzliche Umsatzsteuererstattung von 1.200 Euro. Die Jahreserklärung wird allerdings vier angefangene Monate zu spät abgegeben.
4 Monate × 25 Euro = 100 Euro Verspätungszuschlag.
Wirtschaftlich bleiben nach Abzug des Zuschlags 1.100 Euro. Die spätere Abgabe kann außerdem dazu führen, dass die Erstattung später verfügbar wird.
So unterstützen wir Sie: Wir stimmen mit Ihnen ab, welche Belege noch fehlen und welche Zahlungen geklärt werden müssen. Eine kurze Rückmeldung hilft oft mehr, als die gesamte Unterlagensammlung weiter aufzuschieben.
2. Handwerk: „Es waren doch nur zwei Tage im November.“
Für Elektrobetrieb B gilt in diesem Beispiel eine individuelle Abgabefrist bis zum 30. September 2026. Die Erklärung geht am 2. November 2026 ein.
Bei der Berechnung werden bereits zwei angefangene Verspätungsmonate berücksichtigt:
| Zeitraum | Berücksichtigung |
|---|---|
| Oktober | Erster Verspätungsmonat |
| November | Zweiter angefangener Verspätungsmonat |
Bei rechtmäßiger Festsetzung ergibt das 2 × 25 Euro = 50 Euro.
Für die Berechnung zählen auch angefangene Monate. Ob überhaupt ein Zuschlag festzusetzen ist, muss dennoch gesondert geprüft werden. Eine geringe Verspätung kann bei der Ermessensentscheidung zugunsten des Betriebs berücksichtigt werden. Quelle: BFH-Urteil, Randnummern 25–26
Unser Hinweis: Warten Sie mit einer Rückmeldung möglichst nicht bis zum letzten Tag. So bleibt Zeit, offene Fragen gemeinsam zu klären.
3. Handwerk: Frühzeitig Bescheid geben kann einen Unterschied machen.
Malerbetrieb C erkennt rechtzeitig, dass benötigte Unterlagen nicht fristgerecht vorliegen werden. Er informiert die Kanzlei. Wir prüfen, ob eine Fristverlängerung unter den gesetzlichen Voraussetzungen möglich ist.
Angenommen, das Finanzamt bewilligt eine Verlängerung bis zum 30. November. Die Erklärung wird am 20. November abgegeben.
Dann wurde die bewilligte Frist eingehalten. Wegen verspäteter Abgabe fällt in diesem Beispiel kein Zuschlag an. Entscheidend ist die tatsächlich gewährte Verlängerung; der Antrag allein verschiebt die Frist nicht. Quelle: Anwendungserlass zu § 152 AO, Nummer 5.1
4. Onlinehandel: „Auf dem Konto stehen doch alle Einnahmen.“
Onlinehandel A verkauft über einen Marktplatz. Eine vereinfachte Plattformabrechnung enthält folgende Zahlungsbeträge:
| Vorgang | Betrag |
|---|---|
| Kundenzahlungen | 10.000 Euro |
| Abgezogene Kundenerstattungen | −1.000 Euro |
| Einbehaltene Plattformgebühren | −800 Euro |
| Auszahlung auf das Geschäftskonto | 8.200 Euro |
Auf dem Kontoauszug erscheinen 8.200 Euro. Welche Verkäufe, Erstattungen und Gebühren dahinterstehen, erklärt die Bankbewegung allein nicht.
Die Tabelle zeigt einen Zahlungsfluss, keine Umsatzsteuerberechnung. Für die steuerliche Bearbeitung werden die zugehörigen Abrechnungen und Belege benötigt.
Fehlen diese Unterlagen, müssen sie später zusammengesucht werden. Gerade bei mehreren Shops, Marktplätzen und Zahlungsdiensten kann das die Jahresabrechnung verzögern.
So unterstützen wir Ihren E-Commerce-Betrieb: Wir stimmen mit Ihnen ab, welche Abrechnungen und Datenexporte benötigt werden, und helfen dabei, Unterschiede zwischen Verkäufen, Gebühren, Erstattungen und Auszahlungen nachzuvollziehen.
5. Onlinehandel: „Wegen 180 Euro Erstattung lohnt sich die Eile nicht.“
Onlineshop B erwartet eine zusätzliche Umsatzsteuererstattung von 180 Euro. Die Unterlagen werden zunächst zurückgestellt, weil andere Aufgaben dringender erscheinen.
Die Jahreserklärung wird acht angefangene Monate verspätet eingereicht.
8 Monate × 25 Euro = 200 Euro Verspätungszuschlag.
Damit übersteigt der Zuschlag die Erstattung um 20 Euro. Die Erstattungshöhe bildet keine allgemeine Obergrenze für den Verspätungszuschlag. Rechtsgrundlage: § 152 Absätze 5 und 10 AO
Unser Hinweis: Auch eine kleine Erstattung gehört in die normale Fristenplanung. Wir stimmen mit Ihnen ab, wann die Unterlagen für die Bearbeitung benötigt werden.
6. Onlinehandel: „Die Voranmeldungen sind doch alle erledigt.“
Onlineshop C hat seine Umsatzsteuer-Voranmeldungen pünktlich abgegeben. Die Jahresabrechnung ergibt weder eine Nachzahlung noch eine zusätzliche Erstattung.
Der Betreiber hält die Jahreserklärung deshalb für eine reine Formalität. Sie wird fünf angefangene Monate zu spät eingereicht.
Bei rechtmäßiger Festsetzung beträgt der Zuschlag 5 × 25 Euro = 125 Euro.
Pünktliche Voranmeldungen ersetzen die erforderliche Jahreserklärung nicht. Das gilt für Onlinehändler genauso wie für Handwerksbetriebe. Quelle: BFH-Urteil, insbesondere Randnummern 29 und 34–35
Was ist entschieden – und was bleibt im Einzelfall offen?
Das Revisionsverfahren V R 26/24 ist beim BFH abgeschlossen. Die Revision wurde zurückgewiesen.
Ausdrücklich nicht entschieden hat der BFH, ob ein Zuschlag unter besonderen Umständen des Einzelfalls wegen seines Verhältnisses zur Erstattung und weiterer Umstände unbillig sein könnte. Im entschiedenen Fall sah er dafür keine Anhaltspunkte. Quelle: BFH-Urteil, Tenor und Randnummer 30
Für Ihren Betrieb bedeutet das: Ein Zuschlag ist weiterhin konkret zu prüfen. Dabei können beispielsweise die richtige Abgabefrist, eine bewilligte Verlängerung, Entschuldigungsgründe oder Fehler bei der Ermessensentscheidung wichtig sein. Ein möglicher Erlass aus Billigkeitsgründen ist gesondert zu beurteilen; er folgt nicht automatisch daraus, dass eine Erstattung vorliegt. Rechtsgrundlage zum Erlass: § 227 AO
Ihre Steuerkanzlei in Duisburg: Wir gehen die offenen Punkte mit Ihnen durch.
Ob Handwerksbetrieb, eigener Onlineshop oder Verkauf über mehrere Plattformen: Wir unterstützen Sie dabei, Buchhaltung, Jahreserklärungen und steuerliche Fristen aufeinander abzustimmen.
Dazu gehören insbesondere:
- die Abstimmung fehlender Belege und ungeklärter Geschäftsvorfälle;
- die Vorbereitung und Erstellung der beauftragten Steuererklärungen;
- die Prüfung möglicher Fristverlängerungen;
- die Prüfung von Steuerbescheiden und Verspätungszuschlägen;
- die Vertretung gegenüber dem Finanzamt im vereinbarten Auftragsumfang.
Ist bereits ein Zuschlag festgesetzt worden, leiten Sie uns den Bescheid bitte zeitnah über den vereinbarten sicheren Übermittlungsweg weiter. Die Einspruchsfrist beträgt grundsätzlich einen Monat nach Bekanntgabe. Rechtsgrundlage: § 355 AO
Sie müssen vor einem Gespräch nicht erst jede offene Frage selbst lösen. Melden Sie sich gerne mit Ihrem Anliegen. Gemeinsam klären wir, welche Unterlagen fehlen und welche nächsten Schritte sinnvoll sind.
Christoph te Heesen · Steuerberater · Dipl.-Kaufmann (FH)
Westender Straße 37
47138 Duisburg
Telefon: 0203 42925-0
E-Mail: info@stb-teheesen.net
Website: www.stb-teheesen.de
Über unsere Kontaktseite können Sie uns erreichen und einen Termin vereinbaren.
Quellen und Rechtsgrundlagen – geprüft zum 15. September 2026
- Bundesfinanzhof: Urteil vom 7. Mai 2026 – V R 26/24, insbesondere Randnummern 23–30 und 34–35; Grundlage der rechtlichen Einordnung. Amtlicher Entscheidungstext
- NWB: Online-Nachricht vom 27. August 2026, „Festsetzung eines Verspätungszuschlags zur Umsatzsteuer in Erstattungsfällen“, Fundstelle TAAAK-22688; bestätigt die Veröffentlichung des Urteils am selben Tag. NWB-Meldung
- § 152 AO und Anwendungserlass: Voraussetzungen, Berechnung und Berücksichtigung von Fristverlängerungen. Amtliches AO-Handbuch
- § 227 AO: Voraussetzungen eines Erlasses aus Billigkeitsgründen. Gesetzestext
- § 355 AO: Gesetzliche Einspruchsfrist. Amtliches AO-Handbuch
